El sistema de gestión académica es una herramienta de apoyo a las tareas y procesos de las unidades administrativas y académicas de las instituciones de educación, enfocado a facilitar medios de control de la información resultado de la actividad académica, sirve de base a los procesos de acreditación y auto evaluación institucional y en el logro del registro calificado.
Se concibe como una herramienta de tipo operativa y de gestión de las actividades que se desarrollan alrededor de la docencia y la administración, pues busca acopiar los datos, controlar y administrar el proceso académico, para apoyar en forma eficiente el quehacer de la institución para la toma de decisiones en los diversos niveles de jerarquía de la institución.
Es una solución basada en el seguimiento de la gestión académica factor que lo hace dinámico y cambiante rompiendo con los más generalizados esquemas. Esta movilidad influye directamente en el diseño del sistema, en sus funciones de control operativo, en la seguridad de los datos, en la integración de procesos y en especial en las consideraciones de configuración mediante parámetros ajustables por el usuario.
Otra característica importante está en la capacidad de controlar grandes y complejos volúmenes de datos, especialmente cuando estos son parte importante de los recursos con que cuenta la institución educativa para cumplir su objetivo y misión.